残業代請求で必要となる証拠について

未払い残業代を請求するために欠かせないのは、「残業をした」という証拠の収集です。

残業（労働時間）の証拠として一番強いのは「タイムカード」、もしくはそれに準ずる「勤怠管理ソフトの記録データ」です。また、「労働時間が記載された業務日報などの記録に上司の承認印があるもの」も有力な証拠となります。

しかし、サービス残業の多くはタイムカードを押した後に発生することも少なくないのが実情です。その場合は「何時間残業したか」を推察できるような記録を集めることで証拠とします。

会社建物の「入退出記録」や仕事で使うパソコンの「ログイン・アウトの記録」、残業中に「送信したメールの時間」などは、毎日きちんと控えを取っておくとよいでしょう。

また、証拠としては弱いものの、「自分で労働時間を記録したもの」や「上司からの残業指示のメモやメール」など、単体ではむずかしいですが、他の証拠を補強するものとしては有効となることがあります。

未払い残業代の請求は、最終的に訴訟となることも考えられます。訴訟では、会社と交渉する以上に証拠が重要となります。「証拠は確かに会社にはあるはずだけど、会社が開示してくれない」という場合は、弁護士を通じて交渉したり、「証拠保全」という手続きを行うことで開示されることもあります。

しかし、そもそも会社に労働・雇用契約書や就業規則、給与明細、タイムカードがないという場合は、開示しようがありません。なかでも労働時間の証明はむずかしく、残業した時間が推察できる記録を地道に集めるほかないのですが、このケースで会社側が争う姿勢を示してきた場合、未払い残業代の回収が困難になる可能性もあります。

もっとも、労働基準法では、使用者側に労働者の勤務時間管理を義務付けているため、従業員の労働時間管理がきちんと行われていなければ、違法となる可能性があります。

「タイムカードがない＝違法」と思われがちですが、会社側が従業員の労働時間をきちんと管理していれば問題がないため、タイムカードの有無で違法となるわけではありません。

労働基準法第109条には、次のように規定されています。

「証拠は確かに会社にあるはずだけど、会社が開示してくれない」という場合に、証拠を確保するための裁判手続きを「証拠保全手続き」といいます。証拠保全手続きは、裁判所からの書面通知、もしくは裁判官や裁判書記官が直接会社に出向いて開示要求を行います。

裁判所が動くので、残業代請求を行う本人が開示要求するよりも影響力が強く、ほとんどの場合において証拠の開示に応じます。証拠保全手続きの申請は自分で行うことができますが、認められるためには証拠保全の必要性を裁判所に説明する必要があり、どの証拠を押さえるかも自分で決める必要があります。

証拠保全手続きは弁護士が代理となって行うことも可能ですので、開示請求後の対応を含め、弁護士にご相談されることをおすすめします。

ここまで未払いとなっている残業代を請求するにあたり、証拠収集の重要性についてお伝えしてきましたが、そのなかでもタイムカードや勤怠管理ソフトによる記録データなど、残業していた時間を客観的に判断できる証拠を押さえておくことが重要です。

万一訴訟に発展した場合でも、こうした証拠資料があることで、残業代を取り戻せる可能性が高まります。

その一方で、ご自身による出退勤記録やSNSを介した仕事のやりとりの記録など、直接的な証拠になりにくい資料もありますので、事前の証拠収集には可能な限りタイムカードや勤怠管理ソフトの記録データなどの写しをとっておくようにしましょう。

未払い残業代の請求は、退職前に証拠集めの準備を進めておき、退職後に未払い残業代を請求する流れが多くなっています。有効な証拠収集をきちんと行った上で弁護士に相談することで、請求に向けた具体的な対応の流れや方法についての提案もスムーズになります。

弁護士を代理人に立てて残業代請求を行うと、会社側は無視しづらくなるため、ご自身で対処するより適切な残業代の回収・交渉を進めることができます。

事前に有効な証拠収集を行いながら弁護士へ相談し、依頼をするべきかどうかを含め、検討されることをおすすめします。